Napisanie dobrego projektu o dofinansowanie ze środków unijnych oraz poprawne wypełnienie wniosku to połowa sukcesu. Ale to nie koniec – pozostaje jeszcze odpowiednie zarządzanie projektem i jego rozliczenie, co często sprawia więcej problemów niż samo jego opracowanie.

Zarządzanie projektemDo zadań beneficjenta w tym zakresie należy:
• organizowanie przetargów,
• podpisywanie umów z wykonawcami,
• przygotowywanie wniosków o płatność ze środków unijnych,
• zapewnienie finansowania projektu ze środków własnych do czasu wypłaty środków unijnych,
• prowadzenie rachunkowości i kwalifikowania wydatków,
• monitoring, sprawozdawczość, raportowanie i informowanieo stanie realizacji inwestycji,
• archiwizowanie dokumentów. Raportowanie i monitorowanie projektuMonitorowanie to proces systematycznego zbierania, raportowania i interpretowania danych, opisujących postęp i efekty projektu. Raportowanie jest najważniejszym jego elementem. Sprawozdania umożliwiają ocenę czy inwestycja jest realizowana zgodnie z harmonogramem i wymogami oraz czy osiąga zakładane cele.

Beneficjent składa sprawozdania do Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej w odpowiednim terminie w zależności od rodzaju raportu. W razie stwierdzenia braków jest o tym informowany i obowiązany w określonym terminie do ich uzupełnienia. Niedotrzymanie obowiązków może skutkować wstrzymaniem przekazywania środków unijnych. Co powinno zawierać sprawozdanie?
• informacje ogólne o projekcie i beneficjencie,
• opis przebiegu rzeczowego realizacji projektu w okresie sprawozdawczym,
• prognozy na kolejny okres sprawozdawczy,
• informacje o napotkanych problemach,
• informacje o przeprowadzonych kontrolach i ewentualnie wykrytych nieprawidłowościach,
• wskaźniki postępu rzeczowego,
• informacje postępu finansowego (zestawienie wydatków, wartość dokonanych płatności, prognozę na następny okres i aktualny harmonogram płatności),
• informacje o przestrzeganiu polityk unijnych i zobowiązań wynikających z informowania i promocji,
• ocenę systemu wdrażania projektu,• załączniki tabelaryczne. Przekazywanie środków finansowychBeneficjent powinien składać wnioski o płatność zgodniez zaplanowanym harmonogramem finansowym. Dodatkowomusi spełnić kilka warunków:
• wniosek musi być złożony na specjalnym formularzu i opatrzony podpisem osoby upoważnionej,
• wykazać przychody uzyskane w danym roku, jeżeli projekt przynosi dochody,
• przedstawić szczegółowe zastawienie faktycznie poniesionych wydatków z wyszczególnieniem kosztów kwalifikowanych,
• w przypadku płatności końcowej wymagane jest przedstawienie sprawozdania końcowego z realizacji projektu,
• w uzasadnionych przypadkach lub na prośbę IW/IP złożyć wraz z wnioskiem kopie faktur i dowody ich opłacenia (kopie przelewów). Kontrola projektu Instytucje zarządzające, pośredniczące i wdrażające mogą kontrolować beneficjentów korzystających z unijnych funduszy oraz weryfikować wnioski o płatność wraz z załącznikami. Możliwe są także kontrole na miejscu, których celem jest rzeczowe sprawdzenie realizacji projektu oraz kontrola skarbowa. Poza takimi kontrolami można spodziewać się również kontroli ze strony NIK i Regionalnych Izb Obrachunkowych oraz z instytucji unijnych: Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej i Europejskiego Biura ds. Przeciwdziałania Oszustwom (OLAF). Audyt zewnętrznyPoza kontrolami ze strony instytucji krajowych i unijnych niektóre projekty mogą obowiązywać audyty zewnętrzne, których celem jest potwierdzenie przez niezależnego rewidenta, że wszelkie wydatki były kwalifikowane oraz były zgodne z prawem krajowym i unijnym.

Wiele firm jest zainteresowanych uzyskaniem dotacji unijnych i rządowych. Jednak w większości przypadków są one skoncentrowane na swojej bieżącej działalności i nie dysponują ani czasem, ani odpowiednimi zasobami do podjęcia koniecznych działań prowadzących do ich uzyskania. Dodatkowy problem może sprawiać mnogość funduszy oraz programów operacyjnych, z których można ubiegać się o dofinansowanie. Do tego dochodzą skomplikowane procedury aplikacyjne i zasady ubiegania się o środki, często bardzo odmienne w zależności od programu.