Napisanie dobrego projektu o dofinansowanie ze środków unijnych oraz poprawne wypełnienie wniosku to połowa sukcesu. Ale to nie koniec – pozostaje jeszcze odpowiednie zarządzanie projektem i jego rozliczenie, co często sprawia więcej problemów niż samo jego opracowanie.

Po otrzymaniu dotacji często wydaje się, że nic nie stoi już na przeszkodzie i bez problemów można przystąpić do fazy realizacji projektu. Jest to o wiele łatwiejsze o ile odpowiednio wcześnie zaplanowaliśmy cykl życia projektu tj. przeanalizowaliśmy wszystkie jego fazy: od programowania po jego końcowe rozliczenie. Aby uniknąć późniejszych kłopotów warto przed przystąpieniem do etapu realizacji jeszcze raz zdiagnozować problemy, cele i zakładane rezultaty projektu.

Problem Zdefiniowanie problemu jest punktem wyjścia do określenia przedmiotu zadania, które chcemy realizować. Złe zdiagnozowanie problemu na tym etapie może skutkować błędnym wyborem działań i metod, które w konsekwencji nie przyniosą trwałych rezultatów projektu.

Cele Pożądany kierunek działania, który obieramy ze względu na zdiagnozowane problemy. Sformułowane cele wyznaczają sposób realizacji projektu oraz decydują o tym, czy rezultaty będą ukierunkowane na trwałe efekty.

Rezultaty Efekty, które chcemy osiągnąć realizując cele projektu. Planowanie rezultatów wymaga dużej uwagi, bowiem będą one później podstawą do oceny po okresie realizacji.

Działania Kroki, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych rezultatów projektu. Realizacja jest łatwiejsza o ile działania są jednolite.

Harmonogram Plan pracy zawierający takie informacje jak: nazwa zadania, termin rozpoczęcia i zakończenia zadania oraz osoba odpowiedzialna za realizację.

Budżet Finansowa prezentacja projektu. Pokazuje koszty i umiejętności zarządzania zasobami, a także wskazuje na źródła finansowania.

Jak już wspomniano na wstępie, pierwsze problemy na etapie realizacji pojawiają się już po przyznaniu unijnej dotacji. Dlatego dla niektórych projektów finansowanych z funduszy UE, zwłaszcza inwestycyjnych, zalecane jest zatrudnienie menedżera projektu, który będzie odpowiedzialny za całość zadań związanych z projektem i jego realizacją zgodnie z wymaganiami unijnymi.

Poprawna realizacja projektu oraz wypełnienie zobowiązań umownych i osiągnięcie założonych wskaźników umożliwia pozytywne rozliczenie dofinansowania. Ewentualne błędy na etapie realizacji projektu, wszelkie nieprawidłowości – zarówno finansowe, jak i proceduralne – mogą spowodować, że dotacja nie zostanie wypłacona wcale, lub w ograniczonym zakresie, a otrzymane wcześniej zaliczki lub płatności okresowe – będą musiały zostać zwrócone.

Unijne wymogi i najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów Najważniejszym wymogiem jest zrealizowanie projektu zgodnie z zaplanowanym wcześniej harmonogramem robót. Ważne jest dotrzymanie dat rozpoczęcia i zakończenia inwestycji lub poszczególnych etapów. Każda zmiana w tym zakresie musi być konsultowana z instytucją odpowiedzialną za dany program i jeśli wymaga tego sytuacja, konieczne może być sporządzenie aneksu do umowy. Często opóźnienia w realizacji projektu nie wynikają z winy beneficjenta lub pojawiają się inne przyczyny wymagające zmiany zakresu inwestycji. Przeszkodą w realizacji projektu mogą być również zawiłe procedury przetargowe.

Niepoprawne wyliczenie kosztów kwalifikujących się do refundacji (czyli kwalifikowalność wydatków) jest jednym z najczęściej popełnianych błędów beneficjentów składających wniosek o dofinansowanie ze środków unijnych. Obowiązuje zasada, że tylko wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane mogą zostać uznane za koszt, który zalicza się do refundacji. Kwalifikowane wydatki muszą być ponoszone w określonym terminie, a także spójne z programem operacyjnym oraz zgodne z wymogami funduszu, z którego miałaby pochodzić pomoc.

Wymogiem Unii Europejskiej jest informowanie społeczeństwa, że pieniądze na realizację danych przedsięwzięć pochodzą właśnie z Funduszy Europejskich. Służyć temu mają m.in. ustanowienie w miejscu realizacji inwestycji banerów informujących o unijnym wsparciu, które powinny pozostać na miejscu realizacji inwestycji jeszcze po jej zakończeniu. Informacje na temat zaangażowania unijnych środków w realizację projektu mogą być również przekazywane za pomocą innych nośników np. na stronie internetowej beneficjenta lub stworzonej specjalnie dla potrzeb projektu, a także w publikacjach dotyczących projektu, certyfikatach, formularzach, materiałach konferencyjnych, zaproszeniach, tablicach upamiętniających, materiałach audiowizualnych itp. Element ten jest bardzo ważny, a często jest pomijany przez beneficjentów.